Ausgangslage
Wie lässt sich ein Auswahlverfahren gestalten, das sowohl rechtssicher, effizient als auch individuell ist? Vor dieser Frage stand eine nordrhein-westfälische Kommune, die regelmäßig Führungspositionen im gehobenen Dienst zu besetzen hat.
Das Problem: Klassische Verfahren waren personalintensiv, unübersichtlich und oft schwer dokumentierbar. Jede Auswahlrunde bedeutete hohen Abstimmungsaufwand, Papierberge und langwierige Auswertungsprozesse. Gleichzeitig wuchs der Anspruch an Transparenz und Nachvollziehbarkeit.
Zielsetzung
Die Kommune suchte nach einer Lösung, die:
- den Aufwand reduziert,
- die Verfahren digitalisiert und professionalisiert,
- Rechtssicherheit und Transparenz erhöht,
- und dabei dennoch individuell gestaltbare Verfahren ermöglicht.
Lösung: Das zfm-Talentboard
Die Kommune entschied sich für den Einsatz des zfm-Talentboards, um ihre Assessment-Center-Verfahren zu modernisieren. Die Software wurde gemeinsam mit zfm implementiert und bildet nun den gesamten Personalauswahlprozess digital ab – von der Bewerbung über die Durchführung und Auswertung der Auswahlverfahren bis zur Einstellungsentscheidung.
Das Tool dient dabei als digitale Plattform, auf der Personalverantwortliche die Potenziale von Mitarbeitenden erkennen, Bewerbungen koordinieren und Auswahlverfahren transparent gestalten können. Im Fokus steht dabei nicht die technische Entwicklung, sondern der konkrete Nutzen für die Praxis: Die Kommune nutzt das Talentboard, um Beobachtungen, Bewertungen und Abläufe effizient, rechtssicher und nachvollziehbar zu steuern. Gleichzeitig können die Verfahren weiterhin individuell gestaltet werden.
Ergebnisse
Die Einführung des Talentboards führte zu deutlichen Verbesserungen, insbesondere in folgenden Bereichen:
1. Ressourceneinsparung
Insgesamt konnten personelle, zeitliche und finanzielle Ressourcen eingespart werden. Das gelang durch:
- Zentrale digitale Verfügbarkeit aller Informationen. Auf Papierunterlagen kann künftig vollständig verzichtet werden
- Direkte digitale Erfassung von Beobachtungen und Bewertungen.
- Schnellere Abstimmungen durch parallele Zugriffe in Echtzeit.
- Nutzung von Vorlagen: Einmal angelegte Verfahren lassen sich wiederverwenden und einfach anpassen.
- √Übungen, Bewertungsbögen und Kompetenzmodelle sind direkt ohne zusätzlichen Aufwand in der Plattform verfügbar.
2. Struktur und Transparenz
Die Verfahren wurden deutlich strukturierter und nachvollziehbarer. Das Tool erlaubt eine systematische Erfassung von Kompetenzen, eine klare Dokumentation der Bewertungen und eine transparente Darstellung der Entscheidungsprozesse.
Mit dem zfm-Talentboard können alle Beteiligten im Vorhinein einen Überblick über das Verfahren erlangen. Die Bewertungen erfolgen für alle Kandidat*innen einheitlich und werden am Ende in einer übersichtlichen Auswertungsmatrix dargestellt. Gleichzeitig haben die Beobachtenden die Möglichkeit, individuelle Notizen zu hinterlegen.
3. Rechtssicherheit
Alle Beobachtungen, Bewertungen und Entscheidungen sind revisionssicher dokumentiert – ein großer Vorteil im Hinblick auf potenzielle Anfechtungen. Die Entscheidungen bleiben so objektiv nachvollziehbar und juristisch belastbar.
Fazit
Durch den Einsatz des zfm-Talentboards hat die Kommune ihre Auswahlverfahren entscheidend modernisiert: Sie agiert nun effizienter, strukturierter und professioneller, ohne dabei die individuelle Passung und den menschlichen Faktor aus dem Blick zu verlieren.
Das Tool ist dabei keine starre Lösung von der Stange, sondern ein praxisnahes Instrument, das speziell auf die Anforderungen öffentlicher Verwaltungen zugeschnitten ist. Es erleichtert nicht nur den Auswahlprozess, sondern erhöht gleichzeitig die Rechtssicherheit und Transparenz. Ein echter Gewinn für den öffentlichen Dienst im digitalen Zeitalter.
